ZAPRASZAMY DO SKŁADANIA OFERT - Zapytanie ofertowe - stoiska gostronomiczne Dożynki Powiatowo - Gminne 2026 - 16 sierpnia Czerteż

PRZEDŁUŻENIE TERMINU SKŁADANIA OFERT NA OBSŁUGĘ GASTRONOMICZNĄ -  DOŻYNKI GMINNE W CZERTEŻU DO 19.06.2026r. DO GODZIONY 15.00

Zapytanie ofertowe - stoiska gastronomiczne Dożynki Powiatowo- Gminne 2026 – 16 sierpnia Czerteż
ZAPYTANIE OFERTOWE
do złożenia propozycji cenowej na zadanie pn:
Zapewnienie obsługi gastronomicznej uczestników imprezy plenerowej
Dożynki Powiatowo- Gminne Czerteż 16.08.2026
Zamawiający - Gminny Ośrodek Kultury w Sanoku, ul. Kościuszki 23,38-500 Sanok, NIP 6871694865, tel,13-4656555 zaprasza Państwa do udziału w postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania ofertowego.
I. Przedmiot Zamówienia
1.Przedmiotem zapytania ofertowego jest kompleksowa obsługa gastronomiczna i handlowa imprezy plenerowej pn.: ,,Dożynki Powiatowo - Gminne Czerteż 2026”, na które przewidziano wstęp wolny, która odbędzie się w dniu 16.08.2026, na terenie Stadion Czerteż, Gmina Sanok.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
W ofercie powinny się znaleźć w szczególności:
a) stoiska gastronomiczne, m.in. :fast-food ( zapiekanki, hamburgery, hot-dogi, frytki, grill /kiełbaski, karczki, szaszłyki, pizza)
b) obsługa gastronomiczna Sali VIP wraz z wydaniem obiadu dwudaniowego ( zupa, ziemniaki, zestaw surówek, mięso) ok 200 porcji + zakąski,
c) stoisko z daniem obiadowym: ziemniaki, zestaw surówek, porcja mięsa ( wydawane w opakowaniach jednorazowych), co najmniej 300 porcji
d) stoisko z watą cukrową, goframi, popcornem itp.,
e) napoje bezalkoholowe schłodzone (w tym typu radler 0 %)
f) napoje schłodzone o zawartości alkoholu do 3,5 %w kubkach plastikowych o pojemności nie mniejszej niż 0,4 l,
g) stoiska typu roll-bar do piwa minimum 10 szt.
Ponadto informujemy, że:
a) Zamawiający nie dopuszcza składanie ofert częściowych.
b) Zamawiający nie dopuszcza składania oferty wariantowej.
c) Wykonawca zobowiązany jest do uzyskania odrębnego zezwolenia na jednorazową sprzedaż i podawanie piwa oraz napojów alkoholowych w Urzędzie Gminy Sanok. Wykonawca zobowiązany jest do uzyskania wszelkich wymaganych dokumentów i zezwoleń umożliwiających sprzedaż i obsługę artykułów spożywczych .
d) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia miejsc konsumpcyjnych (ławki, stoliki) oraz zadaszenia / parasole – minimum 30 kompletów.
e) Rozstawienie stoisk musi odbywać się zgodnie z wytycznymi Zamawiającego. Wykonawca zapewnia we własnym zakresie agregaty prądotwórcze wraz z rozdzielnicami elektrycznymi, najazdy oraz i warunki techniczno-elektryczne a także okablowanie spełniające wymogi BHP.
f) Wykonawca składa deklarację pełnego zabezpieczenia technicznego i kadrowego oferowanych stoisk. Wymagane jest doświadczenie w obsłudze wydarzeń plenerowych o podobnej skali.
g) Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za mienie gastronomiczne, handlowe i rozrywkowe Wykonawcy.
h) Wykonawca zobowiązany jest do bieżącego utrzymania czystości w czasie trwania imprezy, zapewnienia odpowiedniej liczby pojemników na odpady na terenie objętym wyłącznością oraz do uprzątnięcia terenu po zakończeniu imprezy.
i) Po zakończeniu imprezy Wykonawca zobowiązany jest do doprowadzenia terenu do stanu sprzed rozpoczęcia wydarzenia.
j) Wykonawca usługi musi posiadać kasę fiskalną.
k) Wykonawca zobowiązany jest do przestrzegania postanowień Zamawiającego oraz Ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych.
l) Po stronie Wykonawcy leży również uzyskanie zgody Stacji Epidemiologicznej na sprzedaż i działalność gastronomiczną, oraz wszystkich innych zaświadczeń i pozwoleń niezbędnych przy profesjonalnym świadczeniu usługi
m) Wykonawca zobowiązany jest do posiadania sprawnych instalacji i urządzeń elektrycznych oraz przestrzegania przepisów BHP oraz PPOŻ.
n) Wykonawca zobowiązany jest do wygrodzenia ogródków piwnych zgodnie z wymaganiami Ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych.
o) Napoje oraz posiłki powinny być podawane w naczyniach plastikowych lub biodegradowalnych.
II. Termin i miejsce realizacji zamówienia:
16 sierpnia 2026 r w godz.15.00-2.00
Stadion Czerteż
38-500 Sanok
III. Organizator zapewnia:
a) Plac na postawienie stoisk zgodnie z planem imprezy w uzgodnionych przez organizatora miejscu;
b) Wyłączność na obsługę gastronomiczną tzw. /dużą/ /dania obiadowe, dania z grilla oraz sprzedaż alkoholu do 3,5%, w tym piwa;
c) Możliwość rozbudowania stoisk gastronomicznych o dodatkowe produkty, takie jak: kukurydza, kebab, naleśniki;
d) Dostęp do wody w wyznaczonym miejscu.
e) Organizację programu artystycznego zgodnie z założeniami programu:
- 16.08.2026 godz.17.00 Guzowianki
- 16.08.2026 godz.19.00 Kaszubska Influenserka
-16.08.2026 godz.21. Baciary
-16.08.2026 godz.22.30 Alien x Majtis
f) Całościową ochronę imprezy
g) Wjazd na teren imprezy i parkowanie określonej liczby samochodów dostawczych oferenta.
IV. Oczekiwania wobec oferentów:
a) Przedstawienie w ofercie pełnego asortymentu proponowanego do podawania podczas imprezy; załącznik
b) Stoisko gastronomiczne, jak i jego zaplecze gospodarcze, powinno być odpowiednio oznakowane, estetyczne, odpowiednio zagospodarowane i niezagrażające bezpieczeństwu uczestników imprezy;
c) Stoiska gastronomiczne winne być utrzymane w porządku i czystości przez cały czas trwania imprezy, w tym wymagane jest wyposażanie w odpowiednią ilość koszy oraz stały dozór sanitarny przez odpowiednie służby oferenta.
d) Oferent zobowiązany będzie do zabezpieczenia we własnym zakresie przyłącza energetycznego / agregat prądotwórczy/ w pełni sprawnego, posiadającego odpowiednie atesty i przeglądy oraz ustawienia go w miejscu wskazanym przez Organizatora.
e) Oferent zobowiązany będzie do zapewnienia minimum 200 szt. ławek piwnych oraz 30 kompletów parasoli z wyposażeniem.
f) Oferent zobowiązany będzie do prowadzenie działalności w godzinach: 15.00 -2.00 w dniu 16-17.08.2026 r.
g) Oferent nie ma prawa wykorzystywać wyznaczonego miejsca imprezy na inną niż określoną w umowie działalność, podnajmować placu innym kontrahentom sprzedającym asortyment inny niż zawarty w ofercie.
V. Opis przygotowania oferty:
Oferta powinna :
- zostać sporządzona w formie pisemnej
- zawierać pieczątkę firmową
- posiadać datę sporządzenia
- zawierać dane Oferenta: nazwę, adres/ siedzibę, nr. Telefonu, numer NIP,
- zawierać proponowaną kwotę netto i brutto za wyłączność na organizację ogródka gastronomicznego oraz obsługę gastronomiczną i sprzedaż handlową,
Załączniki do oferty:
a) propozycja menu dla konsumentów wraz z cennikiem – załącznik do zaproszenia;
b) opis, rodzaj i ilość stoisk
c) kserokopię aktualnego wpisu do właściwego rejestru, uprawniającego wykonawcę do występowania w obrocie prawnym;
c) aktualna decyzja o wpisie zakładu do rejestru zakładów podlegających kontroli Państwowej Inspekcji Sanitarnej;
d) dokumenty potwierdzające doświadczenie w realizacji powyższych usług (np. referencje, listy gratulacyjne itp.);
e) oświadczenie, że osoby obsługujące imprezę będą posiadały aktualne badania sanitarno-epidemiologiczne.
VI. Warunki udziału w postępowaniu:
O realizację niniejszego zadania mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki:
a) Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności/ koncesja na sprzedaż alkoholu w tym piwo do 3,5%, odpowiednie zezwolenie Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Krośnie oraz posiadają minimum czteroletnie doświadczenie w realizacji zadań z zakresu prowadzonej działalności gospodarczej;
b) Dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz przeszkolonym personelem do wykonania zadania;
c) Posiadają ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej;
Niespełnienie przez Oferenta, któregokolwiek z ww. warunków skutkować będzie odrzuceniem oferty.
VII. Kryteria wyboru
Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:
1.Proponowana kwota za wyłączność – 70%
Ocenie podlegać będzie wysokość zaoferowanej kwoty brutto za wyłączność na organizację ogródka gastronomicznego i sprzedaż handlową.
• oferta z najwyższą zaoferowaną kwotą otrzyma 70 pkt,
• pozostałe oferty otrzymają proporcjonalnie mniejszą liczbę punktów, w zależności od wysokości zaoferowanej kwoty.
2. Zaplecze gastronomiczne, handlowe – 30%
Ocenie podlegać będzie w szczególności:
• liczba i różnorodność stoisk gastronomicznych i handlowych,
• zaplecze techniczne i organizacyjne,
• doświadczenie w obsłudze imprez plenerowych o podobnej skali ( min. 2 usługi zrealizowane w ciągu ostatnich trzech lat z dokumentami poświadczającymi rzetelność wykonania tej usługi
Maksymalna liczba punktów w tym kryterium: 30 pkt.
VIII. Miejsce, sposób i termin składania ofert:
Oferty należy złożyć osobiście lub drogą pocztową w siedzibie Gminnego Ośrodka Kultury w Sanoku przy ul. Kościuszki 23, 38-500 Sanok lub drogą mailową na adres gok@gminasanok.pl w terminie do 15 czerwca 2026, do godz. 15.00.
Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną a koperta powinna być oznaczona napisem „Zapytanie ofertowe na obsługę gastronomiczną pn.: „Dożynki Powiatowo- Gminne Czerteż 2026"
Jeżeli żadna oferta nie będzie spełniać wymogów lub oczekiwań Organizatora zawartych w niniejszym postępowaniu ,Organizator zastrzega sobie możliwość zamknięcia procedury bez wydania decyzji o wyborze lub ogłoszenia nowego konkursu.
b) Organizator dokona wyboru oferty do dnia 30 czerwca 2026 r.
c) Oferenci, którzy złożą oferty, zostaną powiadomieni o wynikach wyboru.
IX. Zawarcie Umowy
a) Miejsce i termin podpisania umowy zostaną uzgodnione z wyłonionym Wykonawcą.
b) Zamówienie będzie realizowane na podstawie umowy pisemnej.
X. Klauzula informacyjna
Oferent wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych przez Zamawiającego dla celów związanych z zapytaniem ofertowym zawartą zapytaniu ofertowym zał. nr 1
XI. Forma komunikacji z Zamawiającym
Wszelkich informacji na temat zamówienia udziela Dyrektor Gminnego Ośrodka Kultury w Sanoku Pani Agnieszka Pastuszak pod numerem telefonu : 668523970 lub drogą mailową : gok@gminasanok.pl
Załączniki:
- Załącznik nr 1 Formularz ofertowy
- Załącznik nr 2 Propozycja menu dla konsumentów wraz z cennikiem
- Załącznik nr 3 Podstawowe założenia do umowy
- Załącznik nr 4 Wykaz usług
- Załącznik nr 5 Wykaz narzędzi, wyposażenia i urządzeń technicznych
- Załącznik nr 6 Oświadczenie własne Wykonawcy
Dodatkowe załączniki:
a) Kserokopia aktualnego wpisu do właściwego rejestru, uprawniającego wykonawcę do występowania w obrocie prawnym,
b) Aktualna decyzja o wpisie zakładu do rejestru zakładów podlegających kontroli Państwowej Inspekcji Sanitarnej;
c) Aktualna polisa OC;
d) Dokumenty potwierdzające doświadczenie w realizacji powyższych usług (np. referencje, listy gratulacyjne itp.)